Process for granting access rights at the start of employment relationships

When a person starts an employment relationship, he or she is granted access to all data systems related to his or her role at once.

Our organization has defined procedures for coordinating, at the time of termination of employment, e.g..:

• Hardware recovery
• Removal of access rights
• Restoration of other information assets

Organisaatio arvioi turvallisuusselvityksen tarpeen ja mikäli sellaista edellytetään, toteuttaa turvallisuusselvityksen myöntää henkilöille pääsyn suojattaviin kohteisiin vasta turvallisuusselvityksen jälkeen.

Turvallisuusselvityksen laajuus riippuu ihmisen työtehtävästä ja tarvittavista oikeuksista esimerkiksi salassa pidettävän tiedon käsittelyyn. Selvityksen laajuus ratkaisee, mitä tietolähteitä selvityksen tekemisessä käytetään. Henkilöä itseään voidaan tarvittaessa haastatella.

Organisaatio on muodostanut ohjeistukset, joilla varmistetaan turvallisuutta eri työsuhteen elinkaaren vaiheissa. Ohjeistuksia koulutetaan ja valvotaan tarvittavien henkilöstöryhmien parissa (esim. esimiehet).

Menettelyohjeet voidaan kohdistaa työsuhteen eri elinkaaren vaiheisiin. Eri ohjeistuksia voivat olla esimerkiksi:

• rekrytointiohjeet
• perehdyttämisohjeet
• työsuhteen aikaisten muutosten ohjeet
• työsuhteen päättymisen ohjeet
• ja ohjeet yksityiskohtaisempiin toimiin kuten esimerkiksi ohjeet käyttö- ja pääsyoikeuksien muutoksiin

Applicants applying for cyber security should have their background checked, taking into account relevant laws and regulations.

The check may include:

• review of recommendations
• verification of CV accuracy
• verification of educational qualifications
• verification of identity from an independent source
• other more detailed checks (e.g. credit information, review of previous claims or criminal record)

The background check may also be extended to, for example, teleworkers, contractors or other third parties. The depth of the background check can be related to the category of the accessed data.

In all changes on employment relationship, access rights should be reviewed in cooperation with the owners of the protected property and re-granted to the person completely when there is a significant change in the person's employment. A change can be a promotion or a change of role (e.g., moving from one unit to another).

The employment contract should distinguish between cyber security responsibilities and obligations that remain in force after the termination of the employment relationship. The employee should also be reminded of these at the end of the employment relationship to ensure compliance.

Viranomaisen on tunnistettava ne tehtävät, joiden suorittaminen edellyttää sen palveluksessa olevilta tai sen lukuun toimivilta henkilöiltä erityistä luotettavuutta. Henkilöturvallisuusselvitystä hakee turvallisuusluokitellun tiedon omistava viranomainen.

Selvitystä haetaan Suojelupoliisilta, joka päättää sen tekemisestä. Selvitystä haetaan Pääesikunnalta, joka päättää sen tekemisestä, jos selvityksen kohteen (henkilö) on tarkoitus hoitaa puolustusvoimien antamaa tehtävää taikka jos selvitys liittyy puolustusvoimien toimintaan tai hankintoihin. Selvitys laaditaan suppeana, perusmuotoisena tai laajana riippuen käsiteltävästä turvallisuusluokitellusta tiedosta.

Kansainvälisten tietoturvallisuusvelvoitteiden toteuttamiseksi tarpeellista henkilöturvallisuusselvitystodistusta (PSC, Personnel Security Clearance) haetaan Ulkoministeriössä toimivalta Kansalliselta turvallisuusviranomaiselta (NSA, National Security Authority). Esimerkiksi EU:n ja Naton turvallisuusluokiteltujen tietojen käsittely edellyttää turvallisuusluokasta III (CONFIDENTIAL) lähtien PSC:tä.

If a person's employment is terminating or significantly changing, the reduction of access rights to assets should be considered, depending on the following:

• a person’s reluctance towards the upcoming change
• the extent of the person’s current access rights and responsibilities
• the value of the assets to which the employee has access

During the period of termination of employment, the organization should ensure that the dismissed employee does not, for example, copy important information (e.g. intangible assets) without authorization.