Valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittyminen

Palvelujen antajan on huolehdittava siitä, että henkilöstö hallitsee Kanta-palvelujen käyttöön liittyvät toimintamallit ja periaatteet sekä tietää väärinkäytösten seuraamukset.

Organisaation on suunniteltava, kuinka Kanta-palveluiden käyttö on otettu huomioon henkilöstön ohjeistuksissa sekä koulutuksissa.

Organisaation on suunniteltava, kuinka potilaiden informointi Kanta-palveluista ja tietojen käytöstä tapahtuu ja on todennettavissa. Liittyvät käytännöt on koulutettava henkilöstölle.

Yleisissä häiriötilanteiden toimintaohjeissa on otettava huomioon Kanta-palvelut. Esimerkiksi vastuutahot häiriötilanteiden ilmoittamisesta myös Kanta-palveluiden tekniseen tukeen on oltava todennettavissa. Palvelujen antajan on lisäksi ilmoitettava Kelalle sen antamien ohjeiden mukaisesti muutoksista sen käyttämissä tietojärjestelmäversiossa.

Organisaatiolla on oltava kuvaus toimintamallista, jonka mukaisesti se seuraa aktiivisesti Kanta-palveluiden käyttöä.

Osana toimintamallia on kuvattava, miten seurataan asiakirjojen arkistoitumista asianmukaisesti ja Kanta-palvelujen lähettämiä virheilmoituksia.

Organisaation on kuvattava, kuinka Kanta-palveluista haettujen asiakas- tai potilastietojen käyttöä seurataan. Tämä koskee erityisesti ns. hätätilahaun käyttöä, erityissuojattavien tietojen hakua ja käyttöä sekä ilman teknistä hoitosuhteen varmistusta (ns. erityinen syy) tehtyjä hakuja.

Organisaation henkilöstön on oltava tietoisia tietojenhakuun ja käsittelyyn liittyvästä seurannasta sekä väärinkäytösten seuraamuksista.

Organisaation on varmistetta, että Kanta-palveluihin arkistoidaan ainoastaan sosiaali- ja terveydenhuollon rekistereihin kuuluvia potilas- ja asiakasasiakirjoja.