Personnel guidelines for safe disposal of paper data

Papers containing sensitive information should be disposed of in an agreed manner, for example, using a shredder or by incineration.

Jos tiedon on laatinut toinen viranomainen, tarpeettomaksi käyneen tiedon tuhoamisesta on ilmoitettava tiedon laatineelle viranomaiselle, jollei sitä palauteta tiedon laatineelle viranomaiselle.

Tiedon tuhoamisen saa suorittaa vain henkilö, jonka viranomainen on tähän tehtävään määrännyt. Valmisteluvaiheen versiot voi tuhota ne laatinut henkilö.

• Paperiaineistojen silppukoko on enintään 10 mm2 (DIN 66399 / P6).
• Magneettisten kiintolevyjen silppukoko on enintään 10 mm2 (DIN 66399 / H-6).
• SSD-kiintolevyjen ja USB-muistien silppukoko on enintään 1 mm2 (DIN 66399 / E-6).
• Optisten medioiden silppukoko on enintään 5 mm2 (DIN 66399 / O-6)

• Paperiaineistojen silppukoko on enintään 30 mm2 (DIN 66399 / P5 tai DIN 32757 / DIN 4).
• Magneettisten kiintolevyjen silppukoko on enintään 10 mm2 (DIN 66399 / H-6).
• SSD-kiintolevyjen ja USB-muistien silppukoko on enintään 10 mm2 (DIN 66399 / E-5).
• Optisten medioiden silppukoko on enintään 5 mm2 (DIN 66399 / O-6).

• Paperiaineistojen silppukoko on enintään 30 mm2 (DIN 66399 / P5 tai DIN 32757 / DIN 4).
• Magneettisten kiintolevyjen silppukoko on enintään 320 mm2 (DIN 66399 / H-5.
• SSD-kiintolevyjen ja USB-muistien silppukoko on enintään 10 mm2 (DIN 66399 / E-5).
• Optisten medioiden silppukoko on enintään 10 mm2 (DIN 66399 / O-5).

Tietojen kopiot ja niiden käsittelijät on luetteloitava. Tietojen kopiointia varten on hankittava tiedon laatineen viranomaisen lupa.

Turvallisuusluokan II tietoja kopioitaessa tarvittava tietoturvataso voidaan saavuttaa toteuttamalla aiempien turvallisuusluokkien toimien lisäksi seuraavat toimenpiteet:

• Kopiointi ja käsittelijät merkitään diaariin/rekisteriin tai luetteloidaan jollakin muulla vastaavalla menettelyllä.

Kansainvälisiä turvallisuusluokiteltuja tietoja saa kääntää ja kopioida ellei tiedon luovuttaja ole sitä kieltänyt.

Tiedon suojaamisesta tulee huolehtia tiedon elinkaaren päättymiseen asti.

Ei-sähköisten tietojen tuhoaminen on järjestetty luotettavasti. Tuhoamisessa käytetään menetelmiä (esim. polttaminen, silppuaminen), joilla estetään tietojen kokoaminen uudelleen kokonaan tai osittain. Tämä tulee huomioida myös tilanteissa, joissa käytetään kolmannen osapuolen palvelua tiedon tuhoamiseen.

Printers and copiers are interpreted as information systems and must therefore meet the requirements for both technical, physical and administrative information security. The technical requirements can be met, for example, with a separate device solution.

The requirement can be met by taking the measures mentioned below:

• Copies are treated like original data.
• The copy can only be handed over to a person who has processing rights to the information and a need for the information content.
• A copy/printout may only be taken by with a device that meets the safety level requirements.

Kirjaamisella tarkoitetaan aineiston elinkaaren (luonti, käyttö, jakelu, hävittäminen) rekisteröimistä. Usein tietojärjestelmät hoitavat lokikirjaukset sisäisillä prosesseilla, mutta manuaalista tietoa käsiteltäessä voidaan tarvita erillisia kirjauskäytäntöjä ja kirjaamoja.

Turvallisuustarkoituksia varten suojaustasojen III-II tiedoille on määritelty seuraavat menettelyt:

• Tietojenkäsittely-ympäristössä toteutetaan hallinnolliset ja tekniset toimenpiteet, jotka koskevat salassa pidettävien tietojen valvomista koko niiden elinkaaren ajan, jotta autetaan estämään ja havaitsemaan tällaisten tietojen tahallinen tai tahaton vaarantuminen tai katoaminen.
• Salassa pidettävää tietoa käsitteleville organisaatioyksiköille on määritelty kirjaamo/rekisteröintipiste. Kirjaamot/rekisteröintipisteet on perustettu fyysisille ko. suojaustason vaatimukset täyttäville turva-alueille.
• Salassa pidettävä tieto kirjataan/rekisteröidään sille tarkoitetuissa kirjaamoissa/rekisteröintipisteissä, kun aineisto saapuu organisaatioyksikköön tai lähtee siitä.
• Asiakirjojen käsittely kirjataan sähköiseen lokiin, tietojärjestelmään, asianhallintajärjestelmään, manuaaliseen diaariin tai asiakirjaan.

Suojaustasolla IV edellytetään ensimmäisen kohdan toteuttamista silloin, kun käsitellään suojaustasoon IV kuuluvia erityisiä henkilötietoryhmiä (esim. biometriset tiedot).

Tulostimet ja kopiokoneet tulkitaan tietojärjestelmiksi ja niiden tulisi siten täyttää ko. suojaustason vaatimukset sekä teknisen, fyysisen että hallinnollisen tietoturvallisuuden osalta.

Tulosteiden ja kopioiden suojaamiseksi toteutetaan seuraavat toimenpiteet:

• Kopioita käsitellään kuten alkuperäistä asiakirjaa.
• Kopion voi luovuttaa edelleen vain henkilölle, jolla on käsittelyoikeus aineistoon ja tarve tietosisältöön.
• Kopion/tulosteen saa ottaa vain ko. suojaustason vaatimukset täyttävällä laitteella.
• Kopiointi merkitään diaariin/rekisteriin tai luetteloidaan jollakin muulla vastaavalla menettelyllä.

Tulostimet ja kopiokoneet tulkitaan tietojärjestelmiksi ja niiden tulisi siten täyttää ko. suojaustason vaatimukset sekä teknisen, fyysisen että hallinnollisen tietoturvallisuuden osalta.

Tulosteiden ja kopioiden suojaamiseksi toteutetaan seuraavat toimenpiteet:

• Kopioita käsitellään kuten alkuperäistä asiakirjaa.
• Kopion voi luovuttaa edelleen vain henkilölle, jolla on käsittelyoikeus aineistoon ja tarve tietosisältöön.
• Kopion/tulosteen saa ottaa vain ko. suojaustason vaatimukset täyttävällä laitteella.

If sensitive paper information is required, there are safes, other lockers or other secure furniture for storing it.

Sensitive information must not be lurking available to anyone around the office.

There are instructions for using all copying machines (e.g. copiers, scanners, digital cameras) and unauthorized use is prohibited.