Toimintaprosessista vastaavan viranomaisen on noudatettava seuraavia vaiheita ennen automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönottoa:
- Perustelut: Käyttöönottopäätöksessä on esitettävä perustelut, joista tulee ilmetä automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönoton edellytykset sekä sovelletut säännökset.
- Asiakirjaluettelo: Päätöksessä on sisällettävä luettelo asiakirjoista, jotka ovat toimineet päätöksen perusteena.
- Käyttöönottopäivämäärä: Käyttöönottopäätöksessä on määriteltävä suunniteltu käyttöönottopäivämäärä sekä päätöksen tekemisen ajankohta.
- Päätöksentekijä: Päätöksestä tulee käydä ilmi tiedot päätöksentekijästä.
- Yhteystiedot: Viranomaisen on toimitettava omat yhteystietonsa, joista saa lisätietoa automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä.
Lisäksi on huomioitava, että mikäli tulee muutoksia, jotka saattavat vaikuttaa automaattisen ratkaisumenettelyn käyttöönoton edellytyksiin, on tehtävä uusi käyttöönottopäätös ja arvioitava edellytykset uudelleen.
Viranomaisen tulee säilyttää käyttöönottopäätös vähintään viisi vuotta automaattisen ratkaisumenettelyn käytöstä poistamista seuraavan kalenterivuoden alusta lukien.
