Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä ja julkaistava kuvaus yleisessä tietoverkossa, siltä osin kun tiedot eivät ole salassapidettäviä.
Asiakirjakuvauksen avulla autetaan kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä ja kuvataan kansalaisille, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.
Kuvauksen on sisällettävä tiedot:
- organisaation tietovarannoista ja liittyvistä tietojärjestelmistä
- tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta
- tietovarantojen sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin
- hakutekijöistä, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea järjestelmistä
- tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Digiturvamallin avulla asiakirjajulkisuuskuvaus voidaan muodostaa automaattisesti ja julkaista joko organisaation omilla verkkosivuilla tai vaihtoehtoisesti myös Tiedonhallintamalli.fi-sivustolla, kun kuvaukseen liittyvä dokumentaatio on muodostettu Digiturvamallissa.
