Translator Scandinavia förvandlar filkaos till ett hanterbart system med Cyberday

Translator Scandinavia är ett översättningsföretag baserat i Sverige med kontor i Stockholm och Malmö och ett team på 15 interna medarbetare som stöds av ett globalt nätverk av översättare. 

”Tidigare var vi en renodlad översättningsbyrå, men nu erbjuder vi även SaaS-tjänster”, förklarar Carolina Kühnemann, som ansvarar för informationssäkerhet och kvalitetshantering samt övervakar försäljning och marknadsföring.

Translator Scandinavia utvecklar nu en SaaS-lösning som gör det möjligt för kunderna att hantera sina egna översättningar. I och med den förändringen har kraven på informationssäkerhet skärpts.

Utmaning: Filbaserad ISO-hantering som inte var skalbar  

Innan Cyberday hade Translator Scandinavia redan certifieringar enligt ISO 9001 och ISO 27001. Men det underliggande ledningssystemet baserades på en härva av dokument och mappar.

”Vi hade ett filbaserat system för kvalitets- och informationssäkerhetshantering. Det var väldigt många filer. Så vid ett tillfälle insåg jag att det inte var hållbart”, minns Carolina.

Att upprätthålla certifieringar innebar att man ständigt måste hantera och uppdatera dessa filer, istället för att fokusera på arbete som utvecklar verksamheten.

”Jag ville koncentrera mig mer på försäljning och marknadsföring och inte så mycket på att hantera filer.”

Företaget arbetar med känsligt material för stora IT-företag, finansinstitut och medicinska organisationer. GDPR-krav, säkerhetsfrågeformulär och upphandlingskrav blev allt vanligare och mer komplexa.

Dessutom hade företaget lärt sig det affärsmässiga värdet av starka certifieringar på det hårda sättet. De hade en gång förlorat en långvarig kund inom medicinsektorn eftersom de ansågs vara otillräckligt mogna inom informationssäkerhet. Den händelsen fick dem att anta en mer strategisk approach.

”Vi fattade ett strategiskt beslut. Vi satsade på det eftersom vi kände att efterfrågan ökade på marknaden”, säger Carolina.

Idag ger dessa beslut resultat: ”Vi har nu anbudsavtal med några av Skandinaviens största banker. Och man blir inte inbjuden att delta i anbudet om man inte har ISO 27001.”  

Att välja Cyberday: En bra matchning i storlek, teknik och tankesätt  

När Carolina började leta efter ett lämpligt ISMS-verktyg hade hon strikta krav på det nya systemet: det måste integreras sömlöst i deras Microsoft-baserade miljö och det fick inte kräva att anställda loggade in på en helt ny plattform.

Cyberday som det bästa alternativet, både tekniskt, kulturellt och ekonomiskt. Hon uppskattade att Cyberday fortfarande Cyberday ett växande företag, inte en stor, avlägsen leverantör.

"Jag kände att vi var bra mot varandra eftersom jag också hade kontakt med andra företag som var mycket större", säger hon. "Jag ville ha något där jag fortfarande kunde träffa människorna bakom produkten."

Hon uppskattade att Cyberday , att teamet var tillgängligt och lyhört och att kundernas önskemål genomfördes snabbt.

Pris och värde spelade också en roll. ”De andra två alternativen som jag hade valt ut var dyrare och jag såg inte värdet i dem. Så jag kände att Cyberday mig mest valuta för pengarna”, konstaterar hon.  

Implementering: En svår migrering som gav resultat  

Övergången från ett filbaserat system till Cyberday inte enkel. Carolina är faktiskt mycket öppen om hur svår den initiala migreringen var. ”Det kostade oss nästan vår certifiering”, säger hon.

Utmaningen handlade inte egentligen om Cyberday verktyg. Det handlade om omfattningen av att förändra hur ISO-hanteringen fungerade inom företaget:

• Övergång från statiska filer till ett strukturerat, uppgiftsbaserat system  
• Ompröva riskhanteringen istället för att bara kopiera gamla dokument  
• Anpassa sig till Cyberdaymodell, där saker är tydligt kopplade och spårbara  

Carolina underskattade också hur mycket planering och strategi detta krävde.

”Det är lätt att underskatta arbetet när man migrerar från ett system till ett annat.”

När hon ser tillbaka är hennes viktigaste råd till andra enkelt: underskatta inte tiden och ansträngningen och planera migreringen noggrant.  

Carolina ser dock en viktig positiv aspekt i Cyberdaystruktur:

”På Cyberday kan man inte ljuga om saker. Antingen finns det och fungerar, eller så finns det inte. Det handlar inte bara om Excel-filer där man ändrar färger.”  

Livet med Cyberday: En uppgiftsbaserad inställning och responsiv support  

När dammet hade lagt sig Cyberday den centrala platsen där Translator Scandinavia sköter sin informationssäkerhet och kvalitetshantering. Carolina uppskattar särskilt Cyberdaysätt att bryta ner standarder till konkreta uppgifter:

”Jag tycker att det är en mycket bra idé att behandla dessa standarder som en att göra-lista.”

Stöd har varit en avgörande faktor för hennes fortsatta tillfredsställelse:

”Jag har alltid varit en nöjd kund, för när jag behövde hjälp fanns Cyberday deras support där för mig.”

Affärseffekt: Starkare position på en krävande marknad  

För Translator Scandinavia är informationssäkerhet och kvalitetscertifieringar direkt kopplade till intäkter och konkurrenskraft. Kombinationen av ISO 27001 och 9001 har gjort det möjligt för dem att:

• Uppfyll strikta säkerhetskrav från banker och stora företag  
• Kvalificera sig för anbud som de tidigare inte ens hade tillgång till  
• Svara med större självförtroende på GDPR och dataskyddskrav  

Genom att flytta sitt ISO-arbete till Cyberday har företaget minskat den tid Carolina lägger på att leta efter och uppdatera spridda dokument och fått en mer ärlig och aktuell bild av var de står. Detta stöder också deras pågående omvandling till ett SaaS-först-företag.

”Jag gillar verkligen det arbete ni gör på Cyberday jag hoppas att ni finns kvar i minst fem år till så att jag kan fortsätta använda era tjänster”, säger hon med ett leende.  

Slutsats: Är du redo att modernisera ditt ISO-arbete?

Translator Scandinavias resa visar att övergången från en filbaserad ISO-strategi till ett strukturerat ISMS som Cyberday vara utmanande, men också transformativ. Det hjälpte dem att stödja en strategisk övergång till SaaS, uppfylla krävande kundförväntningar och delta i anbud med några av de största bankerna i Skandinavien.

Om du hanterar ISO 27001, ISO 9001 eller andra ramverk med spridda filer och manuella processer är det nu ett bra tillfälle att utforska ett annat sätt att arbeta.

Börja din egen resa: Prova Cyberday en kostnadsfri testversion och se hur det kan stödja ditt säkerhets- och kvalitetsarbete.