Vertaler Scandinavië zet bestandschaos om in een beheersbaar systeem met Cyberday

Translator Scandinavia is een in Zweden gevestigd vertaalbureau met kantoren in Stockholm en Malmö en een team van 15 interne medewerkers, ondersteund door een wereldwijd netwerk van vertalers. 

"Vroeger waren we puur een vertaalbureau, maar nu bieden we ook SaaS-diensten aan", legt Carolina Kühnemann uit, die verantwoordelijk is voor informatiebeveiliging en kwaliteitsmanagement en tevens toezicht houdt op de verkoop en marketing.

Translator Scandinavia ontwikkelt nu een SaaS-oplossing waarmee klanten hun eigen vertalingen kunnen beheren. Door die verschuiving zijn de verwachtingen op het gebied van informatiebeveiliging strenger geworden.

Uitdaging: Bestandsgebaseerd ISO-beheer dat niet schaalbaar was  

Vóór Cyberday beschikte Translator Scandinavia al over ISO 9001- en ISO 27001-certificeringen. Maar het onderliggende managementsysteem was gebaseerd op een wirwar van documenten en mappen.

"We hadden een op bestanden gebaseerd systeem voor kwaliteits- en informatiebeveiliging. Heel veel bestanden. Op een gegeven moment besefte ik dat dat niet houdbaar was", herinnert Carolina zich.

Het behouden van certificeringen betekende dat deze bestanden voortdurend moesten worden beheerd en bijgewerkt, in plaats van dat men zich kon concentreren op werkzaamheden die het bedrijf doen groeien.

"Ik wilde me meer concentreren op verkoop en marketing en minder op het beheren van dossiers."

Het bedrijf werkt met gevoelige informatie voor grote IT-bedrijven, financiële instellingen en medische organisaties. GDPR-vereisten, beveiligingsvragenlijsten en inkoopvereisten werden steeds frequenter en complexer.

Bovendien had het bedrijf op de harde manier geleerd hoe belangrijk sterke certificeringen zijn voor het bedrijf. Ze hadden ooit een langdurige klant in de medische sector verloren omdat ze niet voldoende volwassen werden geacht op het gebied van informatiebeveiliging. Dat moment zette hen ertoe aan om een meer strategische aanpak te hanteren.

"We hebben een strategische beslissing genomen. We zijn ervoor gegaan omdat we voelden dat de vraag in de markt groeide", zegt Carolina.

Vandaag de dag werpen die beslissingen hun vruchten af: "We hebben nu aanbestedingsovereenkomsten met enkele van de grootste banken van Scandinavië. En je wordt niet gevraagd om mee te doen aan de aanbesteding als je niet over ISO 27001 beschikt."  

Kiezen voor Cyberday: een goede match qua omvang, technologie en mentaliteit  

Toen Carolina op zoek ging naar een geschikte ISMS-tool, stelde ze strenge eisen aan elk nieuw systeem: het moest naadloos integreren in hun Microsoft-omgeving en medewerkers mochten niet worden verplicht om in te loggen op een volledig nieuw platform.

Cyberday zowel technologisch als cultureel en financieel de beste match te zijn. Ze waardeerde het feit dat Cyberday nog steeds een groeiend bedrijf Cyberday , en geen grote, afstandelijke leverancier.

"Ik had het gevoel dat we goed voor elkaar waren, omdat ik ook contact had met andere bedrijven die veel groter waren", zegt ze. "Ik wilde iets waar ik nog steeds de mensen achter het product kon ontmoeten."

Ze waardeerde het dat Cyberday ontwikkelde, dat het team toegankelijk en responsief was en dat verzoeken van klanten snel werden geïmplementeerd.

Prijs en waarde speelden ook een rol. "De andere twee opties die ik op mijn shortlist had staan, waren duurder en ik zag de meerwaarde ervan niet. Dus ik vond dat Cyberday me de meeste waar voor mijn geld Cyberday ", merkt ze op.  

Implementatie: een moeilijke migratie die zijn vruchten heeft afgeworpen  

De overstap van een op bestanden gebaseerd systeem naar Cyberday niet eenvoudig. Carolina is zelfs heel open over hoe moeilijk de eerste migratie was. "Het heeft ons bijna onze certificering gekost", zegt ze.

De uitdaging had niet zozeer te maken met Cyberday tool. Het ging om de omvang van de verandering in de manier waarop ISO-management binnen het bedrijf werkte:

• Overstappen van statische bestanden naar een gestructureerd, taakgericht systeem  
• Risicobeheer herzien in plaats van alleen maar oude documenten kopiëren  
• Aanpassing aan het model Cyberday, waar dingen duidelijk met elkaar verbonden en traceerbaar zijn  

Carolina onderschatte ook hoeveel planning en strategie hiervoor nodig was.

“Het is gemakkelijk om het werk te onderschatten bij het migreren van het ene systeem naar het andere.”

Terugkijkend is haar belangrijkste advies aan anderen simpel: onderschat de tijd en moeite niet en plan de migratie zorgvuldig.  

Toch ziet Carolina een belangrijk positief punt in de structuur Cyberday:

“Op Cyberday kun je niet liegen over dingen. Ik bedoel, het is er en het werkt, of het is er niet en het werkt niet. Het gaat dus niet alleen om Excel-bestanden waarin je kleuren kunt wijzigen.”  

Leven met Cyberday: een op taken gebaseerde mentaliteit en responsieve ondersteuning  

Toen het stof eenmaal was neergedaald, Cyberday de centrale plek waar Translator Scandinavia zijn informatiebeveiliging en kwaliteitsbeheer uitvoert. Carolina waardeert vooral de manier waarop Cyberdaynormen opsplitst in concrete taken:

"Ik vind het een heel goed idee om deze normen als een takenlijst te behandelen."

Ondersteuning is een cruciale factor geweest voor haar voortdurende tevredenheid:

"Ik ben altijd een tevreden klant geweest, want wanneer ik hulp nodig had, stond Cyberday hun ondersteuning voor mij klaar."

Zakelijke impact: sterkere positie in een veeleisende markt  

Voor Translator Scandinavia zijn informatiebeveiliging en kwaliteitscertificeringen direct gekoppeld aan omzet en concurrentievermogen. Dankzij de combinatie van ISO 27001 en 9001 hebben zij het volgende kunnen realiseren:

• Voldoe aan strenge beveiligingseisen van banken en grote ondernemingen  
• In aanmerking komen voor aanbestedingen waartoe ze voorheen geen toegang hadden  
• Reageer met meer vertrouwen op de AVG en eisen op het gebied van gegevensbescherming  

Door hun ISO-werk naar Cyberday te verplaatsen, heeft het bedrijf de tijd die Carolina besteedt aan het zoeken naar en bijwerken van verspreide documenten verminderd en een eerlijker, actueler beeld gekregen van waar ze staan. Dit ondersteunt ook hun voortdurende transformatie naar een SaaS-first bedrijf.

"Ik vind het werk dat je doet bij Cyberday echt geweldig Cyberday ik hoop dat je nog minstens vijf jaar blijft, zodat ik nog steeds gebruik kan maken van je diensten", zegt ze met een glimlach.  

Conclusie: Klaar om uw ISO-werk te moderniseren?

Het traject van Translator Scandinavia laat zien dat de overstap van een op bestanden gebaseerde ISO-aanpak naar een gestructureerd ISMS zoals Cyberday een uitdaging Cyberday zijn, maar ook een transformatie teweeg kan brengen. Het hielp hen bij een strategische verschuiving naar SaaS, het voldoen aan hoge klantverwachtingen en het deelnemen aan aanbestedingen bij enkele van de grootste banken in Scandinavië.

Als u ISO 27001, ISO 9001 of andere frameworks beheert met verspreide bestanden en handmatige processen, is dit een goed moment om een andere manier van werken te verkennen.

Begin je eigen reis: Probeer Cyberday een gratis proefperiode en ontdek hoe het uw beveiliging en kwaliteitswerk kan ondersteunen.