Waarom zou je een managementsysteem voor naleving gebruiken?

Veel organisaties beginnen met hun informatiebeveiliging of andere compliance-activiteiten zonder een speciaal daarvoor bestemd beheersysteem. Compliance-activiteiten beginnen vaak met spreadsheets, gedeelde mappen, wiki’s en handmatige hulpmiddelen. En in het begin lijkt dit heel goed te werken.

Maar naarmate de eisen toenemen of de hoeveelheid documentatie groeit, gaan partners en klanten om bewijs vragen, en komt daarbovenop nog eens een nieuw kader bij waaraan moet worden voldaan — waardoor het zonder systeem een hele uitdaging wordt om het werk in goede banen te leiden.

Hoe zit het dan met een managementsysteem? Een managementsysteem helpt organisaties om op een systematische en consistente manier aan de nalevingsvereisten te voldoen, met behulp van geautomatiseerde processen. Het systeem zorgt ervoor dat de werkzaamheden continu en gedocumenteerd verlopen en ondersteunt de inspanningen op het gebied van naleving, terwijl de vereiste zelf misschien geen apart systeem vereist.

Compliancewerk zonder een goede structuur is op korte termijn effectief

Vooral voor kleine organisaties lijken handmatige oplossingen misschien praktisch. Beleidsdocumenten worden in mappen geordend, het werk wordt in spreadsheets bijgehouden en de verantwoordelijkheden worden apart afgesproken. En dit proces werkt zeker, voor een tijdje. Maar het waarborgen van de continuïteit wordt een probleem.

De waarheid is dat polissen op een gegeven moment moeten worden aangepast. Risico’s moeten regelmatig worden beoordeeld en opnieuw worden geëvalueerd, of wanneer er veranderingen optreden. Medewerkers en functies veranderen. Er ontstaan onvermijdelijk nieuwe eisen, of die nu afkomstig zijn van belanghebbenden of uit de wetgeving.

En zonder een geschikt systeem zijn organisaties uiteindelijk extra tijd kwijt aan het zoeken naar bewijsmateriaal en informatie en het aanvullen van ontbrekende gegevens, in plaats van daadwerkelijk vooruitgang te boeken op het gebied van compliance.

In deze situatie wordt compliance-werk reactief.

Een managementsysteem zorgt ervoor dat naleving duurzaam wordt

Met een managementsysteem kunt u een duidelijke structuur aanbrengen in de compliance-activiteiten van uw organisatie. In plaats van dat informatie, beleidsregels, managementtools, risico’s en verantwoordelijkheden verspreid zijn over verschillende afdelingen, worden deze binnen één geïntegreerd proces beheerd.

Een managementsysteem helpt organisaties om:

• de documentatie up-to-date houden
• de verantwoordelijkheden voor taken duidelijk vastleggen
• de voortgang in de loop van de tijd bijhouden
• de afhankelijkheid van individuele medewerkers verminderen
• het naleven van de voorschriften vergemakkelijken en in stand houden

Een effectief beheersysteem helpt, hoe eenvoudig het ook is, handmatig werk te verminderen door verantwoordelijkheden en processen duidelijk te maken.

Conforme blijven versus auditpaniek

Voor veel organisaties komt de aandacht voor naleving pas naar voren wanneer ze te maken krijgen met audits of eisen van klanten. En dit leidt ongetwijfeld tot stress, overhaaste aanpassingen en ontbrekende gegevens. Met een managementsysteem kan ‘auditpaniek’ worden voorkomen, aangezien het systeem continue naleving ondersteunt in plaats van een projectmatige aanpak. In dit geval worden de benodigde maatregelen onderdeel van het dagelijkse werk, in plaats van dat ze uitmonden in maatregelen op het laatste moment.

Bijvoorbeeld:

• De risico’s worden regelmatig geëvalueerd
• Het beleid wordt bijgewerkt wanneer er wijzigingen plaatsvinden
• De systemen worden continu bewaakt
• Er wordt het hele jaar door bewijsmateriaal verzameld

Met behulp van een beheersysteem zoals Cyberday kunt u altijd een realistisch en transparant beeld geven van de mate van naleving. Indien nodig kunt u actuele rapportages verstrekken aan het management, auditors, klanten en belanghebbenden.

Betere processen, niet alleen betere naleving

Managementsystemen zorgen niet alleen voor naleving van de voorschriften, maar verbeteren in de meeste gevallen ook de dagelijkse processen binnen een organisatie. Wanneer processen duidelijk zijn vastgelegd, kunnen teams deze ook beter volgen. Dit kan ertoe leiden dat medewerkers een duidelijker beeld krijgen van hun rol en dat de benodigde handelingen effectiever en tijdig worden uitgevoerd.

Compliance-activiteiten houden ook verband met andere operationele onderwerpen, zoals:

• Risicobeheer
• Incidentafhandeling
• Leveranciersbeheer
• Inwerken van nieuwe medewerkers
• Interne communicatie

Met andere woorden: naleving is geen op zichzelf staand project, maar wordt een onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering.

Waarom voeren organisaties uiteindelijk toch managementsystemen in, ook al is dat misschien niet verplicht?

Organisaties kunnen beginnen met het invoeren van managementsystemen, ook al zijn ze niet onderworpen aan eisen zoals die van ISO 27001, die het gebruik van managementsystemen voorschrijven. Waarom?

Een belangrijke reden is vertrouwen. Klanten verwachten bijvoorbeeld steeds vaker dat organisaties kunnen aantonen dat ze systematische procedures voor beheer en informatiebeveiliging hanteren, met name in de B2B-sector.

Een andere belangrijke reden is groei. Naarmate organisaties groeien, wordt het naleven van regelgeving steeds complexer. Een managementsysteem legt een basis die met het bedrijf mee kan groeien, in plaats van dat het later volledig opnieuw moet worden opgezet.

In de praktijk zijn organisaties die al in een vroeg stadium managementsystemen invoeren vaak:

• beter voorbereid op controles
• sneller inspelen op de wensen van klanten
• beter georganiseerd tijdens groeifasen
• flexibeler bij veranderende regelgeving

Zelfs als een managementsysteem niet verplicht is, kan het toch een van de meest waardevolle hulpmiddelen worden om op lange termijn aan de voorschriften te blijven voldoen.

Bonus: naleving van meerdere normen in managementsystemen

Uiteindelijk Cyberday een van de grootste voordelen op lange termijn van een beheersysteem als Cyberday dat het meerdere nalevingsvereisten kan ondersteunen.

Organisaties hebben zelden te maken met slechts één reeks vereisten die moeten worden geïmplementeerd. En zelfs als we de talrijke vereisten op het gebied van informatiebeveiliging buiten beschouwing laten die een organisatie moet naleven, kunnen er ook vereisten ontstaan op het gebied van gegevensbescherming, kwaliteit, AI en ESG. Bovendien kan het voorkomen dat verschillende thema’s vergelijkbare maatregelen vereisen. Zonder een uniform systeem loopt een organisatie het risico dubbel werk te verrichten, extra documentatie te moeten opstellen en afzonderlijke processen te moeten onderhouden.

In dit geval een enkel beheersysteem zoals Cyberday een cruciale factor zijn. Een goed gestructureerd beheersysteem helpt organisaties om compliance eenmalig op te bouwen en dit vervolgens tegelijkertijd toe te passen op meerdere regelgevingen. Beleid , controles, risico's en bewijsmateriaal kunnen worden hergebruikt en tegelijkertijd aan verschillende vereisten worden gekoppeld, waardoor onnodig handmatig werk wordt verminderd en compliancebeheer aanzienlijk schaalbaarder wordt. In plaats van elke nieuwe vereiste als een afzonderlijk project te behandelen, kunnen organisaties compliance beheren via één continu, uniform proces dat mee evolueert met het bedrijf.