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Translator Scandinavia est une agence de traduction basée en Suède, avec des bureaux à Stockholm et Malmö, et une équipe de 15 employés internes soutenus par un réseau mondial de traducteurs.
« Nous étions auparavant une simple agence de traduction, mais nous proposons désormais également une offre SaaS », explique Carolina Kühnemann, responsable de la sécurité de l'information et de la gestion de la qualité, qui supervise également les ventes et le marketing.
Translator Scandinavia développe actuellement une solution SaaS qui permet aux clients de gérer eux-mêmes leurs traductions. Ce changement s'accompagne d'attentes plus strictes en matière de sécurité de l'information.
Défi : gestion des fichiers ISO non évolutive
Avant Cyberday, Translator Scandinavia était déjà certifié ISO 9001 et ISO 27001. Mais le système de gestion sous-jacent reposait sur un enchevêtrement de documents et de dossiers.
« Nous avions un système de gestion de la qualité et de la sécurité de l'information basé sur des fichiers. Beaucoup de fichiers. À un moment donné, j'ai réalisé que cela n'était pas viable », se souvient Carolina.
Le maintien des certifications impliquait de gérer et de mettre à jour ces fichiers en permanence, au lieu de se concentrer sur les tâches qui contribuent à la croissance de l'entreprise.
« Je voulais me concentrer davantage sur les ventes et le marketing, et moins sur la gestion des dossiers. »
L'entreprise travaille avec des données sensibles pour de grandes sociétés informatiques, des institutions financières et des organismes médicaux. Les exigences du RGPD, les questionnaires de sécurité et les demandes d'approvisionnement devenaient de plus en plus fréquents et complexes.
De plus, l'entreprise avait appris à ses dépens la valeur commerciale des certifications solides. Elle avait déjà perdu un client de longue date dans le secteur médical parce qu'elle était considérée comme insuffisamment mature en matière de sécurité de l'information. Cet événement l'avait poussée à adopter une approche plus stratégique.
« Nous avons pris une décision stratégique. Nous nous sommes lancés parce que nous avons senti que la demande augmentait sur le marché », explique Carolina.
Aujourd'hui, ces décisions portent leurs fruits : « Nous avons désormais conclu des accords d'appel d'offres avec certaines des plus grandes banques scandinaves. Et vous ne pouvez pas être invité à participer à un appel d'offres si vous ne disposez pas de la certification ISO 27001. »
Choisir Cyberday: un choix judicieux en termes de taille, de technologie et d'état d'esprit
Lorsque Carolina s'est mise à la recherche d'un outil ISMS adapté, elle avait des exigences strictes pour tout nouveau système : il devait s'intégrer de manière transparente dans leur environnement Microsoft et ne devait pas obliger les employés à se connecter à une toute nouvelle plateforme.
Cyberday démarquée comme étant la meilleure option, tant sur le plan technologique que culturel et financier. Elle a apprécié le fait que Cyberday encore une entreprise en pleine croissance, et non un fournisseur gigantesque et distant.
« J'avais l'impression que nous étions bons les uns envers les autres, car j'étais également en contact avec d'autres entreprises beaucoup plus grandes », explique-t-elle. « Je voulais quelque chose qui me permette de continuer à rencontrer les personnes derrière le produit. »
Elle a apprécié que Cyberday l'équipe soit accessible et réactive, et que les demandes des clients soient rapidement mises en œuvre.
Le prix et la valeur ont également joué un rôle. « Les deux autres options que j'avais présélectionnées étaient plus chères et je ne voyais pas leur valeur ajoutée. J'ai donc estimé que Cyberday le meilleur rapport qualité-prix », note-t-elle.
Mise en œuvre : une migration difficile qui a porté ses fruits
Le passage d'un système basé sur des fichiers à Cyberday pas Cyberday simple. En fait, Carolina ne cache pas à quel point la migration initiale a été difficile. « Cela nous a presque coûté notre certification », dit-elle.
Le défi ne concernait pas vraiment Cyberday outil. Il s'agissait plutôt de l'ampleur du changement dans le fonctionnement de la gestion ISO au sein de l'entreprise :
- Passer de fichiers statiques à un système structuré basé sur les tâches
- Repenser la gestion des risques au lieu de simplement copier d'anciens documents
- S'adapter au modèle Cyberday, où les choses sont clairement connectées et traçables
Carolina a également sous-estimé l'ampleur de la planification et de la stratégie nécessaires.
« Il est facile de sous-estimer le travail nécessaire lors de la migration d'un système à un autre. »
Avec le recul, son principal conseil aux autres est simple : ne sous-estimez pas le temps et les efforts nécessaires, et planifiez soigneusement la migration.
Pourtant, Carolina voit un aspect positif important dans la structure Cyberday:
« Dans Cyberday, on ne peut pas mentir. Soit ça existe et ça fonctionne, soit ça n'existe pas et ça ne fonctionne pas. Il ne s'agit donc pas simplement de fichiers Excel où l'on peut changer les couleurs. »
La vie avec Cyberday: une approche axée sur les tâches à accomplir et un soutien réactif
Une fois la poussière retombée, Cyberday le lieu central où Translator Scandinavia gère sa sécurité de l'information et sa gestion de la qualité. Carolina apprécie particulièrement la manière dont Cyberdaydécompose les normes en tâches concrètes :
« Je pense que c'est une très bonne idée d'aborder ces normes comme une liste de tâches à accomplir. »
Le soutien a été un facteur déterminant dans sa satisfaction continue :
« J'ai toujours été un client satisfait, car lorsque j'avais besoin d'aide, Cyberday son service d'assistance étaient là pour moi. »
Impact commercial : position renforcée sur un marché exigeant
Pour Translator Scandinavia, la sécurité de l'information et les certifications de qualité sont directement liées au chiffre d'affaires et à la compétitivité. La combinaison des normes ISO 27001 et 9001 leur a permis :
- Répondez aux exigences strictes des banques et des grandes entreprises en matière de sécurité
- Se qualifier pour des appels d'offres auxquels ils n'avaient même pas accès auparavant
- Répondez avec plus d'assurance aux exigences du RGPD et de la protection des données
En transférant ses activités ISO vers Cyberday, l'entreprise a réduit le temps que Carolina consacre à rechercher et à mettre à jour des documents éparpillés, et a obtenu une vision plus honnête et actualisée de sa situation. Cela soutient également sa transformation en cours vers une entreprise axée sur le SaaS.
« J'apprécie vraiment le travail que vous faites chez Cyberday j'espère que vous serez encore là pendant... au moins cinq ans, afin que je puisse continuer à bénéficier de vos services », dit-elle avec un sourire.
Conclusion : prêt à moderniser votre travail ISO ?
Le parcours de Translator Scandinavia montre que passer d'une approche ISO basée sur des fichiers à un ISMS structuré comme Cyberday être difficile, mais aussi transformateur. Cela leur a permis de soutenir une transition stratégique vers le SaaS, de répondre aux attentes exigeantes des clients et de participer à des appels d'offres avec certaines des plus grandes banques de Scandinavie.
Si vous gérez les normes ISO 27001, ISO 9001 ou d'autres référentiels à l'aide de fichiers dispersés et de processus manuels, c'est le moment idéal pour explorer une nouvelle façon de travailler.
Commencez votre propre aventure : Essayez Cyberday et découvrez comment il peut vous aider à améliorer votre sécurité et la qualité de votre travail.
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