Translator Scandinavia verwandelt Datei-Chaos mit Cyberday in ein übersichtliches System

Translator Scandinavia ist ein in Schweden ansässiges Übersetzungsunternehmen mit Niederlassungen in Stockholm und Malmö und einem Team von 15 internen Mitarbeitern, die von einem globalen Netzwerk von Übersetzern unterstützt werden. 

„Früher waren wir ein reines Übersetzungsunternehmen, aber jetzt bieten wir auch SaaS-Lösungen an“, erklärt Carolina Kühnemann, die für Informationssicherheit und Qualitätsmanagement zuständig ist und gleichzeitig den Vertrieb und das Marketing leitet.

Translator Scandinavia entwickelt derzeit eine SaaS-Lösung, mit der Kunden ihre Übersetzungen selbst verwalten können. Mit dieser Umstellung sind auch die Anforderungen an die Informationssicherheit gestiegen.

Herausforderung: Dateibasierte ISO-Verwaltung, die nicht skalierbar war  

Vor Cyberday verfügte Translator Scandinavia bereits über die Zertifizierungen nach ISO 9001 und ISO 27001. Das zugrunde liegende Managementsystem basierte jedoch auf einem Gewirr aus Dokumenten und Ordnern.

„Wir hatten ein dateibasiertes Qualitäts- und Informationssicherheitsmanagementsystem. Viele Dateien. Irgendwann wurde mir klar, dass das nicht nachhaltig war“, erinnert sich Carolina.

Die Aufrechterhaltung der Zertifizierungen bedeutete, dass diese Dateien ständig verwaltet und aktualisiert werden mussten, anstatt sich auf Arbeiten zu konzentrieren, die das Geschäft voranbringen.

„Ich wollte mich mehr auf Vertrieb und Marketing konzentrieren und weniger auf die Verwaltung von Dateien.“

Das Unternehmen arbeitet mit sensiblen Daten für große IT-Unternehmen, Finanzinstitute und medizinische Organisationen. Die Anforderungen der DSGVO, Sicherheitsfragebögen und Beschaffungsanforderungen wurden immer häufiger und komplexer.

Darüber hinaus hatte das Unternehmen auf schmerzhafte Weise gelernt, wie wichtig starke Zertifizierungen für das Geschäft sind. Es hatte einmal einen langjährigen Kunden aus dem medizinischen Bereich verloren, weil es als nicht ausreichend ausgereift in Sachen Informationssicherheit galt. Dieser Moment veranlasste das Unternehmen dazu, einen strategischeren Ansatz zu verfolgen.

„Wir haben eine strategische Entscheidung getroffen. Wir haben uns dafür entschieden, weil wir der Meinung waren, dass die Nachfrage auf dem Markt stieg“, sagt Carolina.

Heute zahlen sich diese Entscheidungen aus: „Wir haben jetzt Ausschreibungsvereinbarungen mit einigen der größten Banken Skandinaviens. Und ohne ISO 27001 wird man gar nicht erst zur Ausschreibung eingeladen.“  

Die Wahl von Cyberday: Eine gute Wahl in Bezug auf Größe, Technologie und Denkweise  

Als Carolina nach einem geeigneten ISMS-Tool suchte, hatte sie strenge Anforderungen an jedes neue System: Es musste sich nahtlos in ihre Microsoft-basierte Umgebung integrieren lassen und durfte keine Anmeldung der Mitarbeiter auf einer völlig neuen Plattform erfordern.

Cyberday sowohl in technologischer als auch in kultureller und finanzieller Hinsicht als die beste Wahl. Sie schätzte die Tatsache, dass Cyberday noch ein wachsendes Unternehmen Cyberday und kein riesiger, unnahbarer Anbieter.

„Ich hatte das Gefühl, dass wir gut miteinander umgingen, weil ich auch mit anderen, viel größeren Unternehmen in Kontakt stand“, sagt sie. „Ich wollte etwas, wo ich immer noch die Menschen hinter dem Produkt treffen konnte.“

Sie schätzte, dass Cyberday weiterentwickelte, das Team erreichbar und reaktionsschnell war und Kundenwünsche schnell umgesetzt wurden.

Auch der Preis und der Wert spielten eine Rolle. „Die beiden anderen Optionen, die ich in die engere Wahl gezogen hatte, waren teurer, und ich sah keinen Mehrwert darin. Daher hatte ich Cyberday Gefühl, Cyberday mir das beste Preis-Leistungs-Verhältnis Cyberday “, bemerkt sie.  

Implementierung: Eine schwierige Migration, die sich gelohnt hat  

Der Umstieg von einem dateibasierten System auf Cyberday nicht einfach. Carolina spricht ganz offen darüber, wie schwierig die anfängliche Migration war. „Das hätte uns fast unsere Zertifizierung gekostet“, sagt sie.

Die Herausforderung lag nicht wirklich im Cyberday Werkzeug. Es ging vielmehr um das Ausmaß der Veränderung der ISO-Managementprozesse innerhalb des Unternehmens:

• Umstellung von statischen Dateien auf ein strukturiertes, aufgabenbasiertes System  
• Risikomanagement überdenken, statt einfach alte Dokumente zu kopieren  
• Anpassung an das Modell Cyberday, bei dem Dinge klar miteinander verbunden und rückverfolgbar sind  

Carolina unterschätzte auch, wie viel Planung und Strategie dafür erforderlich waren.

„Es ist leicht, den Arbeitsaufwand bei der Migration von einem System zu einem anderen zu unterschätzen.“

Rückblickend lautet ihr wichtigster Ratschlag an andere ganz einfach: Unterschätzen Sie nicht den Zeit- und Arbeitsaufwand und planen Sie die Migration sorgfältig.  

Dennoch sieht Carolina einen wichtigen positiven Aspekt in der Struktur Cyberday:

„Am Cyberday kann man nichts verschleiern. Entweder funktioniert etwas oder es funktioniert nicht. Es geht also nicht nur um Excel-Dateien, in denen man Farben ändern kann.“  

Das Leben mit Cyberday: Eine auf To-dos basierende Denkweise und reaktionsschneller Support  

Nachdem sich die Aufregung gelegt hatte, Cyberday zum zentralen Ort, an dem Translator Scandinavia sein Informationssicherheits- und Qualitätsmanagement betreibt. Carolina schätzt besonders die Art und Weise, wie CyberdayStandards in konkrete Aufgaben unterteilt:

„Ich halte es für eine sehr gute Idee, diese Standards als To-do-Liste anzugehen.“

Unterstützung war ein entscheidender Faktor für ihre anhaltende Zufriedenheit:

„Ich war immer ein zufriedener Kunde, denn wenn ich Hilfe brauchte, waren Cyberday ihr Support für mich da.“

Auswirkungen auf das Geschäft: Stärkere Position in einem anspruchsvollen Markt  

Für Translator Scandinavia sind Informationssicherheit und Qualitätszertifizierungen direkt mit Umsatz und Wettbewerbsfähigkeit verbunden. Die Kombination aus ISO 27001 und 9001 hat ihnen Folgendes ermöglicht:

• Erfüllen Sie strenge Sicherheitsanforderungen von Banken und großen Unternehmen  
• Qualifizieren Sie sich für Ausschreibungen, zu denen Sie zuvor keinen Zugang hatten.  
• Reagieren Sie selbstbewusster auf die Anforderungen der DSGVO und des Datenschutzes.  

Durch die Verlagerung ihrer ISO-Arbeit in Cyberday hat das Unternehmen den Zeitaufwand für Carolina für die Suche und Aktualisierung verstreuter Dokumente reduziert und einen ehrlicheren, aktuelleren Überblick über die aktuelle Situation gewonnen. Dies unterstützt auch die laufende Umwandlung in ein SaaS-first-Unternehmen.

„Ich finde Ihre Arbeit bei Cyberday wirklich toll Cyberday hoffe, dass Sie noch mindestens fünf Jahre dabei sind, damit ich Ihre Dienste weiterhin in Anspruch nehmen kann“, sagt sie mit einem Lächeln.  

Fazit: Sind Sie bereit, Ihre ISO-Arbeit zu modernisieren?

Die Entwicklung von Translator Scandinavia zeigt, dass der Übergang von einem dateibasierten ISO-Ansatz zu einem strukturierten ISMS wie Cyberday zwar eine Herausforderung darstellen Cyberday , aber auch transformativ ist. Das Unternehmen konnte dadurch eine strategische Umstellung auf SaaS vornehmen, hohe Kundenerwartungen erfüllen und an Ausschreibungen einiger der größten Banken Skandinaviens teilnehmen.

Wenn Sie ISO 27001, ISO 9001 oder andere Rahmenwerke mit verstreuten Dateien und manuellen Prozessen verwalten, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um eine andere Arbeitsweise in Betracht zu ziehen.

Beginnen Sie Ihre eigene Reise: Testen Sie Cyberday einer kostenlosen Testversion und sehen Sie selbst, wie es Ihre Sicherheit und Ihre Qualitätsarbeit unterstützen kann.